manual de política y procedimiento de cobranza

INTRODUCCIÓN

El Colegio Santiago Apóstol, es una institución particular, que se financia íntegramente del pago que realizan los padres de familia y apoderados por los siguientes conceptos: pensiones, matricula, cuota de ingresos, y talleres extracurriculares.

El buen funcionamiento del todo el colegio, se debe lograr con eficiencia en el uso de sus recursos y con disciplina institucional; con respecto a las personas; actuando con sencillez y sobriedad; incorporando y usando las tecnologías al servicio de nuestros estudiantes.

Surge entonces la imperiosa necesidad, que la gestión de los recursos financieros sea asumida con responsabilidad por parte del colegio y los padres de familia y/o apoderados que se han comprometido a realizar los pagos correspondientes. Este doble compromiso es el que llevara a cabo cada año, el cumplimiento de los proyectos de inversión a favor de los estudiantes. De la importancia que nuestros padres de familia y/o apoderados hagan suya la obligación de pagar oportunamente sus compromisos económicos con nuestra institución educativa.

El establecimiento de esta política de recaudación y cobranzas es parte de mantener una relación clara e informada entre el colegio y sus padres de familia y/o apoderados.

CONCEPTO DE PAGO Y COBRO

Los apoderados deben pagar integra y oportunamente los valores establecidos por el servicio educacional entregado, así como por los diferentes servicios que se entreguen a los alumnos, los que serán recaudados a través del Banco SCOTIABANK, deberán acercarse a dicho centro financiero, e indicar en la ventanilla el código del alumno o el número de DNI. Los conceptos de cobro son los siguientes:

Cuota de ingreso
Matricula
Pensiones
Expediente de admisión
Certificados de estudios
Constancia de estudios
Talleres extracurriculares

MATRÍCULAS

El Colegio ha dispuesto que la formalización y pago de matrícula, se realizaran en el mes de enero, fecha exacta se avisara en la clausura del año escolar.

Los padres de familia y/o apoderados que no formalicen la matrícula durante este período, perderán su derecho preferente de vacante, por lo tanto, el Colegio dispondrá libremente de estas vacantes, los que podrá completar con nuevos alumnos.

Para poder formalizar y concretar el proceso de pago de matricula de los alumnos para el año lectivo, los padres de familia y/o apoderados deberán cumplir con los siguientes requisitos:

No mantener morosidad con el Colegio, por ningún concepto.
Cancelar la matricula en el Banco SCOTIABANK.
Llenar documentación solicitada en intranet.
Acercarse a la oficina de secretaria del Colegio, con la documentación firmada.
Al finalizar este proceso se entregará la constancia de matrícula.

En caso de quedar sin efecto la matricula, se devolverá al apoderado los documentos y el importe pagado, excepto lo que corresponda a la comisión bancaria.

PROCEDIMIENTOS

Facturación. - Emisión del comprobante pago, dicho comprobante genera una deuda por el servicio educativo prestado.
Análisis del reporte de deudas
Llamada al padre de familia
Envió de cartas de cobranza
Envió de correos por intranet
Entrevista con el padre de familia y/o apoderado
Firma del compromiso de pago
Envió de carta blanca – INFOCORP
Envió de carta notarial
Envió de deuda al Sistema Financiero

COBRANZA ANTE LA MOROSIDAD

El procedimiento de aviso y cobranza de morosidad es el siguiente:

A contar del día 10 de cada mes, se enviará a la familia y/o apoderado, una carta de cobranza vía Courier y por correo electrónico, informando la situación y otorgando un plazo de una semana para solucionar la situación de morosidad.
Si se mantiene la situación de morosidad, luego de enviada la segunda comunicación escrita, se citará al apoderado a una entrevista con la administración a fin de acordar una forma de regularización.
De no haber una respuesta y solución a la situación de morosidad luego de la entrevista, el Colegio actuara de acuerdo al PROCEDIMIENTO DE COBRANZA.

CASOS ESPECIALES

Los casos especiales de familias que se encuentren en situaciones transitorias de dificultad económica y que soliciten un tratamiento excepcional para matricular, deberán someterse a un proceso de entrevistas, presentar oportunamente la solicitud para optar algún porcentaje del beneficio de becas. Esta solicitud estará sujeta a evaluación por el comité de becas.